La risposta breve
Il costo di un noleggio non è solo il canone. È il canone, più le copie che fai oltre quelle incluse, più tutto quello che il contratto lascia fuori: toner, interventi, ricambi, ritiro. Due offerte con lo stesso canone possono costare cifre molto diverse a fine anno.
Un riferimento concreto è la nostra offerta: una multifunzione A4/A3 a colori rigenerata a 45 € al mese + IVA, con 500 copie in bianco e nero e 100 a colori incluse ogni mese. Le copie in più costano 0,008 € in bianco e nero e 0,08 € a colori. Toner, manutenzione e assistenza sono compresi; la carta no.
Non trovi prezzi di altri fornitori né medie di mercato: senza il contratto dietro, un numero serve a poco.
Come è fatto il prezzo di un noleggio
Di solito il prezzo di un noleggio di multifunzione si regge su tre voci.
- Il canone. Una cifra fissa, al mese o al trimestre. Per esempio, nella convenzione Consip "Apparecchiature Multifunzione 30" per la pubblica amministrazione il canone è trimestrale.
- Le copie incluse. Un certo numero di copie compreso nel canone, spesso diviso tra bianco e nero e colore. Possono essere contate al mese, al trimestre o all'anno.
- Le copie in più. Ogni copia oltre quelle incluse si paga a parte, con un prezzo per il bianco e nero e uno per il colore. È il cosiddetto costo copia.
Poi ci sono le voci che possono essere comprese oppure no: toner e consumabili, manutenzione, ricambi, interventi del tecnico, consegna, installazione, ritiro a fine contratto. È qui che si vede la differenza tra un'offerta e l'altra.
Da cosa dipende il canone
Quanto stampi
Di solito è la voce che pesa di più. Un canone con poche copie incluse sembra conveniente, ma se ne fai molte di più paghi la differenza copia per copia. Al contrario, se paghi tante copie incluse e ne usi la metà, stai pagando copie che non fai. Il canone giusto è quello costruito sui tuoi volumi reali.
Colore o solo bianco e nero
Una multifunzione a colori di solito lavora con quattro toner (ciano, magenta, giallo e nero) e la copia a colori ha di solito un prezzo più alto. Da noi una copia a colori in più costa dieci volte una in bianco e nero: 0,08 € contro 0,008 €. Se il colore ti serve per qualche preventivo, pesa poco; se stampi brochure, listini o tavole a colori, va messo nel conto da subito.
Il formato A3
Se stampi tavole, planimetrie o locandine ti serve una macchina che gestisca l'A3. Spesso, inoltre, una copia A3 conta come due copie A4: lo prevedono, per esempio, i capitolati di gara della FNOMCeO e dell'Assemblea regionale siciliana. Chiedi sempre come viene conteggiata. La nostra multifunzione stampa in A4 e in A3.
Gli accessori
Cassetti carta in più o un finitore che pinza i fascicoli possono avere un canone a parte. In un provvedimento dell'Agenzia delle Entrate di adesione a una convenzione Consip, per esempio, il canone del finitore è indicato a parte rispetto a quello della macchina base. Chiedi quali accessori sono compresi.
Macchina rigenerata o nuova
La multifunzione della nostra offerta da 45 € al mese è rigenerata nel nostro laboratorio: la smontiamo, la puliamo, sostituiamo i componenti usurati e la collaudiamo prima della consegna. Se preferisci una macchina nuova, te la proponiamo con un canone dedicato.
I servizi compresi
Confronta i canoni solo a parità di servizi. Un canone che non comprende toner, ricambi o interventi sembra più basso, ma quelle spese arrivano lo stesso, più tardi. Guarda anche i tempi di assistenza scritti nel contratto: una stampante ferma costa, anche se in fattura non lo vedi.
La durata del contratto
Di solito i contratti di noleggio delle fotocopiatrici durano 60 o 72 mesi; nella convenzione Consip citata sopra le durate previste sono 36, 48 o 60 mesi. Più della cifra mensile conta il totale: canone per il numero di mesi, più quanto ti costa uscire prima. Spesso, se cambi idea, c'è una penale e il ritiro è a pagamento. Il nostro contratto non ha un vincolo di durata: disdici quando vuoi con 30 giorni di preavviso, senza penali, e il ritiro è gratuito.
Le voci da controllare prima di firmare
Se una risposta non è scritta nel contratto, chiedi che venga scritta.
| Voce | Cosa chiedere |
|---|---|
| Copie incluse | Quante in bianco e nero e quante a colori? Si contano al mese, al trimestre o all'anno? |
| Copie in più | Quanto costa ogni copia oltre le incluse, in bianco e nero e a colori? Il prezzo è IVA esclusa? |
| Conteggio | Un fronte-retro e un A3 contano come una copia o come due? |
| Letture e conguagli | Chi legge i contatori, ogni quanto, e quando arriva la fattura delle copie in più? |
| Toner e consumabili | Sono compresi? Chi li ordina e chi li consegna? |
| Assistenza | In quanto tempo arriva il tecnico, ed è scritto? Ricambi e interventi sono compresi? Chi interviene? |
| Avvio | Consegna, installazione e configurazione sui computer sono comprese? |
| Durata e disdetta | C'è un vincolo? Il contratto si rinnova da solo? Con quanto preavviso disdici? |
| Penali | Quanto costa uscire prima della scadenza? |
| Ritiro | A fine contratto chi ritira la macchina, chi paga e chi cancella i dati dalla memoria? |
| Carta | È compresa o la compri tu? |
Sono domande che fanno la differenza: copie, interventi e ricambi spesso sono a parte, e i tempi di assistenza spesso non sono garantiti. La carta, nella convenzione Consip citata, è esclusa dal canone, come nel nostro.
Non sottovalutare la domanda sui dati: una multifunzione può conservare scansioni e rubriche, e nel provvedimento dell'Agenzia delle Entrate citato sopra è previsto un servizio apposito per rimuovere i dati dalle memorie alla restituzione.
L'IVA: come leggere i prezzi
Quando un prezzo è indicato "+ IVA", come il nostro, la cifra che vedi è l'imponibile. Con l'aliquota ordinaria del 22%, 45 € + IVA diventano 54,90 € IVA compresa.
Quanto ti costa davvero l'IVA dipende dalla tua attività. Il decreto IVA consente, alle condizioni previste, di detrarre l'imposta sugli acquisti fatti nell'esercizio dell'impresa, arte o professione: in quel caso, di solito, il costo che pesa è l'imponibile. Nel regime forfetario, invece, l'IVA sugli acquisti non si detrae e resta un costo. Per il tuo caso chiedi conferma al commercialista; sugli altri aspetti fiscali trovi di più nella guida noleggio o acquisto. Queste sono informazioni generali, non una consulenza fiscale.
Un esempio concreto con la nostra offerta
Nel canone di 45 € al mese + IVA ci sono la multifunzione A4/A3 a colori, 500 copie in bianco e nero e 100 a colori al mese, toner consegnato in automatico, manutenzione, assistenza con tecnico on-site entro 8 ore lavorative, consegna, installazione e formazione. In fattura, oltre al canone, trovi solo le copie in più; la carta non è compresa. Vediamo tre uffici diversi in un mese.
| Copie fatte nel mese | Copie oltre le incluse | Costo delle copie in più | Totale del mese |
|---|---|---|---|
| 350 in bianco e nero, 40 a colori | Nessuna | 0 € | 45,00 € + IVA |
| 1.300 in bianco e nero, 150 a colori | 800 in bianco e nero, 50 a colori | 6,40 € + 4,00 € | 55,40 € + IVA |
| 3.000 in bianco e nero, 300 a colori | 2.500 in bianco e nero, 200 a colori | 20,00 € + 16,00 € | 81,00 € + IVA |
Nel primo caso, in un anno spendi 540 € + IVA: il canone è fisso finché resti nelle copie incluse. Nel secondo paghi 10,40 € in più per le copie extra. Se i tuoi volumi crescono, come nel terzo caso, adeguiamo il piano: per vederlo sui tuoi numeri, richiedi la proposta.
Come stimare i tuoi volumi
Un preventivo serio parte dai tuoi numeri.
- Hai già una multifunzione? Le multifunzione tengono il conto delle copie fatte, con un contatore a parte per il colore nelle macchine a colori. Di solito li leggi dal pannello della macchina: annota i numeri e ripeti la lettura dopo un mese.
- Sei già a noleggio? Guarda le ultime fatture: le copie in più fatturate ti dicono di quanto superi le incluse.
- Parti da zero? Ragiona su come lavori: quante persone stampano, quali documenti, quanto colore, se ti serve l'A3.
Se sei già dentro un contratto, mandaci il contratto attuale: ti diciamo quanto ti costa davvero e quando conviene passare. Se è un contratto lungo con penali, leggi prima la guida su come disdire un contratto di noleggio.
Chiedi il tuo prezzo per iscritto
Lavoriamo dal 2001 con aziende, professionisti ed enti pubblici di Piemonte, Lombardia e Liguria, e abbiamo servito oltre 700 aziende.
Per avere il tuo prezzo, richiedi la proposta. Rispondi a 7 domande, in meno di un minuto e senza registrarti. Ti chiamiamo entro 2 ore lavorative, poi ricevi la proposta per iscritto: canone fisso, copie incluse e prezzo di quelle in più, senza impegno. Se ti convince, dopo l'accettazione la stampante è installata entro 30 giorni.
Fonti
- Consip, guida alla convenzione "Apparecchiature Multifunzione 30" (noleggio, lotti 2, 3 e 5), aggiornamento del 28/02/2019 (sito della Regione Sardegna)
- Agenzia delle Entrate, Direzione regionale Lombardia: noleggio di multifunzione in convenzione Consip (2023)
- FNOMCeO, capitolato d'appalto per il noleggio onnicomprensivo di macchine fotocopiatrici
- Assemblea regionale siciliana, capitolato speciale d'appalto per il noleggio di fotoriproduttori
- ISO/IEC 19798:2025, resa delle cartucce di toner per stampanti a colori e multifunzione (ISO)
- Art. 16 del D.P.R. 633/1972, aliquote IVA (Brocardi)
- Art. 19 del D.P.R. 633/1972, detrazione dell'IVA (Brocardi)
- Circolare n. 32/E del 5 dicembre 2023 sul regime forfetario (Agenzia delle Entrate)