Cos'è il costo copia
Nel noleggio di una multifunzione il costo copia è il prezzo che paghi per ogni copia oltre quelle comprese nel canone. Nei contratti lo trovi anche come "costo per pagina", "copie eccedenti" o "eccedenze". Di solito i prezzi sono due: uno per il bianco e nero e uno per il colore.
Un esempio con la nostra offerta: il canone di 45 € al mese + IVA comprende ogni mese 500 copie in bianco e nero e 100 a colori. Oltre quelle, ogni copia costa 0,008 € in bianco e nero e 0,08 € a colori.
Sembra una voce piccola, ma decide quanto paghi davvero quando stampi più del previsto.
Il costo per pagina quando la stampante è tua
Se la stampante la compri, il costo per pagina lo calcoli tu: il prezzo del toner diviso le pagine che stampa, più carta, ricambi e interventi. Le rese dichiarate dai produttori si misurano di solito con metodi standard: la norma ISO/IEC 19752 per il toner in bianco e nero e la ISO/IEC 19798 per il colore. Sono prove fatte in condizioni definite. Nell'uso reale la resa cambia con la quantità di toner sulle pagine, le impostazioni della stampante e il modo in cui stampi: il costo per pagina "fai da te" resta quindi una stima. Se stai decidendo se comprare o noleggiare, leggi la guida su noleggio o acquisto.
Come si legge nel contratto
Copie incluse: in quale periodo?
La prima cosa da capire è su che periodo si contano le copie incluse. Può essere il mese, il trimestre o l'anno. In un provvedimento dell'Agenzia delle Entrate di adesione a una convenzione Consip, per esempio, le copie incluse sono indicate a trimestre. Nel capitolato di gara dell'Assemblea regionale siciliana il conto è annuale, e le pagine non usate possono aumentare il plafond dell'anno dopo fino a un massimo del 10%.
La differenza conta. Con un conteggio annuale un mese pieno si compensa con uno tranquillo, ma le copie in più le scopri a fine anno, tutte insieme. Con un conteggio mensile sai ogni mese dove sei. Da noi le copie incluse sono 500 in bianco e nero e 100 a colori ogni mese.
Copie in più: due prezzi diversi
Bianco e nero e colore hanno di solito prezzi separati: nel capitolato di gara della FNOMCeO, per esempio, si chiedono due costi distinti, uno per la pagina in bianco e nero e uno per quella a colori. Da noi la copia a colori in più costa dieci volte quella in bianco e nero.
Cosa conta come una copia
Qui si nascondono molte sorprese. In molti contratti la copia corrisponde a una facciata A4, e da qui seguono due regole.
- Fronte-retro. Un foglio stampato sui due lati può contare come due copie. Il capitolato dell'Assemblea regionale siciliana, per esempio, conta le copie fronte-retro come due copie a singola facciata.
- Formato A3. Una copia A3 conta spesso come due copie A4: lo prevedono sia il capitolato della FNOMCeO sia quello dell'Assemblea regionale siciliana.
Poi c'è il colore. Con il conteggio tradizionale, di solito una pagina con anche solo un logo a colori viene contata come pagina a colori e paga il prezzo pieno del colore: la documentazione di un produttore di multifunzione lo spiega in modo esplicito e propone, in alternativa, un conteggio a fasce in base alla quantità di colore. Se la tua carta intestata ha il logo a colori, ogni lettera può diventare una copia a colori.
In alcuni contratti conta anche la copertura, cioè quanta parte della pagina è coperta di toner. Una guida Consip per la pubblica amministrazione prevede che, se il fornitore mette a disposizione un software di stima e la copertura media supera il 10%, le copie eccedenti si calcolino con una formula che tiene conto della copertura: più toner c'è sulle pagine, più copie ti vengono contate. Se il tuo contratto parla di copertura, leggi bene la clausola.
Letture dei contatori
Le multifunzione hanno dei contatori che registrano le copie; in quelle a colori, le copie a colori sono contate a parte. Il fornitore li legge per calcolare le copie in più. La lettura può essere automatica, con un software che rileva i contatori e invia i dati, oppure manuale. Nella guida Consip citata, per esempio, il contatore si legge al ritiro della macchina; con un servizio opzionale la lettura diventa automatica, via software, e periodica, per esempio trimestrale, annuale o biennale.
Chiedi sempre chi fa la lettura, ogni quanto e come ti viene comunicata. E tieni le tue prove: una foto dei contatori all'installazione e una al ritiro bastano a risolvere molti dubbi.
Conguagli
Il conguaglio è la fattura che regola le copie in più dopo la lettura dei contatori. Nei capitolati che abbiamo citato i canoni si pagano a trimestre, mentre le copie eccedenti si fatturano una volta l'anno, a consuntivo; nella guida Consip il conguaglio arriva addirittura al ritiro della macchina. Più è lontano il conguaglio, più rischi una fattura grossa e inattesa. Chiedi in anticipo quando arriva e, nel frattempo, tieni d'occhio i contatori.
Questa guida dà informazioni generali e non è una consulenza legale: se una clausola del tuo contratto non è chiara, chiedi al fornitore di spiegartela per iscritto o senti un consulente.
Esempi di calcolo con i nostri prezzi
Il calcolo è semplice. Togli dalle copie fatte nel mese quelle incluse: 500 in bianco e nero e 100 a colori. Se il risultato è zero o meno, oltre al canone non paghi nulla. Se è più di zero, moltiplica per 0,008 € in bianco e nero e per 0,08 € a colori, e somma tutto al canone di 45 €.
| Copie fatte nel mese | Copie in più | Costo delle copie in più | Totale del mese |
|---|---|---|---|
| 480 in bianco e nero, 95 a colori | Nessuna | 0 € | 45,00 € + IVA |
| 1.100 in bianco e nero, 70 a colori | 600 in bianco e nero | 600 × 0,008 € = 4,80 € | 49,80 € + IVA |
| 450 in bianco e nero, 260 a colori | 160 a colori | 160 × 0,08 € = 12,80 € | 57,80 € + IVA |
| 2.400 in bianco e nero, 180 a colori | 1.900 in bianco e nero, 80 a colori | 15,20 € + 6,40 € = 21,60 € | 66,60 € + IVA |
Guarda il terzo caso: poche copie in bianco e nero, ma tanto colore. Le 160 copie a colori in più costano quanto 1.600 copie in bianco e nero. Se in ufficio il colore cresce, è lì che si sposta la spesa.
Nel quarto caso le pagine del mese sono 2.580 e il totale è 66,60 € + IVA: in media circa 2,6 centesimi a pagina + IVA, con toner, manutenzione e assistenza già compresi. Se i tuoi volumi crescono in modo stabile, adeguiamo il piano.
Vuoi fare il conto sui tuoi numeri? Richiedi la proposta: ricevi per iscritto canone fisso, copie incluse e costo di quelle in più.
Errori da evitare
- Guardare solo il costo copia. Un costo copia basso dice poco se il resto si paga a parte: copie, interventi e ricambi spesso sono a parte, e spesso il toner lo ordini tu. Somma canone, copie in più e tutto il resto.
- Sottovalutare il colore. Imposta il bianco e nero come predefinito sui computer e usa il colore quando serve davvero.
- Non controllare le letture. Confronta i contatori con la fattura, almeno ogni tanto.
- Restare sul piano sbagliato. Se superi le copie incluse tutti i mesi, chiedi di rivedere il piano invece di pagare eccedenze all'infinito.
Per il quadro completo dei costi di un noleggio leggi la guida su quanto costa noleggiare una stampante multifunzione.
Il costo copia da Makhytec
Le regole sono poche e scritte.
- Ogni mese sono incluse 500 copie in bianco e nero e 100 a colori.
- Oltre quelle, 0,008 € a copia in bianco e nero e 0,08 € a colori.
- Il canone è fisso finché resti nelle copie incluse. In fattura non trovi altre voci.
- Toner e consumabili te li consegniamo in automatico prima che finiscano; manutenzione e assistenza sono nel canone. La carta non è compresa.
Lo racconta anche Luca Raimondi in una recensione su Google, a proposito della sua tabaccheria: "[...] Dopo pochi giorni sono venuti e ci hanno fatto il preventivo, nel nostro caso abbiamo usufruito del servizio di noleggio con un canone fisso che include assistenza, toner e alcune copie; mentre per le copie eccedenti a quel numero paghiamo un costo copia. I prezzi sono ottimi e ci siamo trovati bene anche quando abbiamo avuto bisogno di assistenza, è bastato chiamarli ed in poco tempo erano da noi. [...]"
Hai già un contratto e non sai quanto ti costano le copie? Mandaci il contratto attuale: ti diciamo quanto ti costa davvero e quando conviene passare. Per partire, richiedi la proposta: bastano 7 domande e meno di un minuto, senza registrarti. Ti chiamiamo entro 2 ore lavorative, poi la proposta ti arriva per iscritto, senza impegno.
Fonti
- ISO/IEC 19752:2025, resa delle cartucce di toner per stampanti monocromatiche e multifunzione (ISO)
- ISO/IEC 19798:2025, resa delle cartucce di toner per stampanti a colori e multifunzione (ISO)
- Brother, rendimento pagina dichiarato secondo ISO/IEC 19752 (PDF in italiano)
- Toshiba Tec, scheda e-BRIDGE Next FlexibleCounter sul conteggio del colore (PDF)
- Consip, guida alla convenzione "Apparecchiature Multifunzione 30" (noleggio, lotti 2, 3 e 5), aggiornamento del 28/02/2019 (sito della Regione Sardegna)
- Agenzia delle Entrate, Direzione regionale Lombardia: noleggio di multifunzione in convenzione Consip (2023)
- FNOMCeO, capitolato d'appalto per il noleggio onnicomprensivo di macchine fotocopiatrici
- Assemblea regionale siciliana, capitolato speciale d'appalto per il noleggio di fotoriproduttori