Noleggio o acquisto della stampante multifunzione: cosa conviene

La domanda giusta non è "quanto costa la stampante"

Quando si confrontano noleggio e acquisto, spesso si mette il prezzo della macchina contro il canone mensile e ci si ferma lì. Ma una multifunzione in ufficio continua a costare anche dopo l'acquisto: toner, ricambi, interventi, tempo perso quando si ferma. Per scegliere bene devi confrontare il costo totale per tutto il periodo in cui la userai.

Questa guida dà informazioni generali e non è una consulenza fiscale o legale: per il tuo caso senti il commercialista o un consulente.

I costi dell'acquisto che non si vedono subito

Comprare sembra semplice: paghi una volta e la stampante è tua. Poi arrivano le altre voci.

• Toner e consumabili. Li compri e li ordini tu, prima che finiscano. Su una multifunzione a colori di solito i toner sono quattro, uno per colore.
• Parti soggette a usura. Con l'uso alcune parti vanno sostituite, per esempio il tamburo o il gruppo fusore, a seconda del modello.
• Assistenza e riparazioni. Finita la garanzia, ogni intervento si paga, a meno che tu non sottoscriva un contratto di assistenza: un altro canone.
• Fermo macchina. Se la stampante si guasta, quanto resti senza? Per uno studio o un negozio, qualche giorno senza stampare e scansionare ha un costo, anche se non compare in nessuna fattura.
• Il tuo tempo. Installazione, configurazione sui computer, inceppamenti: se non hai un tecnico interno, te ne occupi tu.
• Fine vita. La macchina vecchia va smaltita e, se ha una memoria interna, i dati vanno cancellati: un provvedimento del Garante privacy del 2008 chiede a chi dismette apparecchiature elettroniche di assicurarsi che i dati personali siano cancellati o resi non intelligibili.

La garanzia, se compri come azienda

La garanzia legale di conformità di 24 mesi prevista dal Codice del consumo è riservata ai consumatori. Se compri con partita IVA, per la tua attività, si applica di regola la garanzia per vizi del Codice civile: devi denunciare il difetto al venditore entro otto giorni dalla scoperta, salvo un termine diverso stabilito dalle parti o dalla legge, e l'azione si prescrive in un anno dalla consegna (art. 1495). Leggi quindi con attenzione le garanzie che il venditore o il produttore ti offrono per contratto.

Con il noleggio cosa cambia

Nel noleggio paghi un canone per usare la macchina. Cosa comprende dipende dal contratto, ed è qui che si vede la differenza tra un noleggio e l'altro.

Con il noleggio Makhytec il canone è 45 € al mese + IVA e include ogni mese 500 copie in bianco e nero e 100 a colori. Le copie in più costano 0,008 € in bianco e nero e 0,08 € a colori, e in fattura non trovi altre voci. Toner consegnato in automatico, manutenzione e assistenza sono nel canone; la carta no.

Di solito i contratti di noleggio delle fotocopiatrici durano 60 o 72 mesi, con una penale se cambi idea e il ritiro a pagamento. Copie, interventi e ricambi spesso sono a parte, e spesso il toner lo ordini tu. Prima di confrontare noleggio e acquisto, quindi, guarda cosa c'è davvero nel canone. Se sei già dentro un contratto così, leggi la guida su come disdire un contratto di noleggio.

Noleggio e leasing non sono la stessa cosa

Il leasing finanziario è definito dalla legge 124 del 2017: una banca o un intermediario finanziario acquista il bene scelto dall'utilizzatore e glielo mette a disposizione per un certo tempo, contro un corrispettivo; alla scadenza l'utilizzatore ha diritto di acquistarne la proprietà a un prezzo stabilito in anticipo, cioè il riscatto. Nel noleggio, di solito, la macchina resta del fornitore e alla fine si restituisce. Se vuoi diventare proprietario, lo strumento tipico è il leasing.

Il confronto voce per voce

Gli aspetti fiscali, in generale

Qui servono prudenza e il tuo commercialista: le regole dipendono dalla forma della tua attività e dal regime fiscale, e possono cambiare. Questi sono i principi generali.

• Se compri. Per un'impresa la stampante è di solito un bene strumentale: il costo non si deduce tutto nell'anno dell'acquisto, ma un po' ogni anno con l'ammortamento. I coefficienti li fissa un decreto ministeriale del 1988: per le macchine d'ufficio elettromeccaniche ed elettroniche è indicato il 20%, e nel primo esercizio il coefficiente va dimezzato (art. 102 del TUIR). Per i beni di costo unitario non superiore a 516,46 € la stessa norma consente invece la deduzione integrale nell'anno in cui li compri.
• Se noleggi. Non diventi proprietario e quindi non hai un bene da ammortizzare: paghi un canone, che è un costo dell'attività. Come e quanto lo deduci nel tuo caso chiedilo al commercialista.
• Se sei nel regime forfetario. Il reddito si calcola applicando un coefficiente di redditività ai ricavi o ai compensi: per questo, di solito, la scelta tra noleggio e acquisto non cambia le imposte sul reddito. Inoltre nel forfetario non si detrae l'IVA sugli acquisti, quindi l'IVA sul prezzo o sul canone resta un costo.
• Se sei un professionista non forfetario. Le regole per il lavoro autonomo sono in parte diverse da quelle delle imprese: chiedi al commercialista.

Le agevolazioni sugli investimenti cambiano spesso: prima di comprare o di noleggiare chiedi al commercialista se ce n'è qualcuna che ti riguarda.

Quando conviene comprare

• Stampi pochissimo, qualche pagina a settimana, e una piccola stampante ti basta.
• In azienda c'è qualcuno che si occupa di stampanti e computer e può gestire toner, guasti e configurazioni.
• Vuoi essere proprietario della macchina e pensi di usarla a lungo, con volumi stabili.
• Hai già messo in conto i costi che arrivano dopo l'acquisto: toner, ricambi, interventi e fermo macchina.

Quando conviene il noleggio

• Stampi e scansioni ogni giorno, in più persone, e una stampante ferma blocca il lavoro.
• Ti servono il colore o l'A3, per esempio per tavole o preventivi.
• Vuoi un costo mensile prevedibile, senza spese impreviste per interventi e ricambi.
• Non vuoi occuparti di toner, assistenza e configurazioni.
• La tua attività può cambiare: nuovi soci o collaboratori, una sede diversa.

Sull'ultimo punto conta il tipo di noleggio: un contratto di 60 o 72 mesi con penale toglie proprio la flessibilità che cerchi. Con Makhytec non c'è un vincolo di durata: puoi cambiare modello, aggiungere una stampante o cambiare sede in qualsiasi momento, e il canone si adegua. Se vuoi smettere, disdici con 30 giorni di preavviso, senza penali.

Fai il conto con i tuoi numeri

Un esempio con il nostro canone. Un ufficio in un mese fa 800 copie in bianco e nero e 120 a colori: sono 300 copie in bianco e nero e 20 a colori oltre le incluse, cioè 2,40 € più 1,60 €. Il costo del mese è 49 € + IVA, con toner, manutenzione e assistenza compresi. Se i volumi crescono, adeguiamo il piano.

Per l'acquisto fai la stessa somma su tre o cinque anni: prezzo della macchina, toner per le copie che fai davvero, ricambi, interventi o contratto di assistenza, e una stima del tempo perso nei guasti. Poi confronta i due totali. Per capire come si calcola il costo di ogni pagina leggi la guida sul costo copia; per i prezzi del noleggio c'è la guida su quanto costa il noleggio di una stampante multifunzione.

La proposta di Makhytec

Makhytec noleggia stampanti multifunzione dal 2001 ad aziende, liberi professionisti ed enti pubblici in Piemonte, Lombardia e Liguria, e ha servito oltre 700 aziende. Proponiamo una multifunzione A4/A3 a colori rigenerata e collaudata nel nostro laboratorio prima della consegna. Se preferisci una macchina nuova, te la proponiamo con un canone dedicato.

Richiedi la proposta: 7 domande, meno di un minuto, niente registrazioni. Ti chiamiamo entro 2 ore lavorative e ricevi la proposta per iscritto, con canone fisso, copie incluse e costo di quelle in più. Senza impegno. Se hai già una stampante a noleggio, mandaci il contratto attuale: ti diciamo quanto ti costa davvero e quando conviene passare.

Fonti

• Art. 102 del TUIR, ammortamento dei beni materiali (Brocardi)
• D.M. 31 dicembre 1988, coefficienti di ammortamento (Agenzia delle Entrate)
• Circolare n. 32/E del 5 dicembre 2023 sul regime forfetario (Agenzia delle Entrate)
• Legge 4 agosto 2017, n. 124, su Normattiva
• Il leasing diventa contratto tipico: la definizione della legge 124/2017 (Studio Cataldi)
• Art. 1495 c.c., termini per la garanzia per vizi (Brocardi)
• Vademecum del consumatore sulle garanzie post vendita (sito della Camera di commercio di Bologna)
• Codice del consumo (d.lgs. 206/2005), testo vigente su Normattiva
• Garante privacy, provvedimento del 13 ottobre 2008 su RAEE e sicurezza dei dati personali